ドキュメント管理について大切な事(書きやすい・読みやすい・共有しやすい)
WEB+DB PRESS Vol.77 にて、社内の情報共有・発信についての記事があったので考えてみた。
記事内では、良いツールが無かったのでGrouPadという物を自社開発したらしい(残念ながら、OSS化はされていない)
【ドキュメント情報の種類(粒度)】
1, アラート
アプリなど機械的な通知。口頭で「メール送ったよ」もアラート。
2, メッセージ
特定の相手に対して、人間が送るもの(チャット、メール、LINE、twitter/FBのDM等)
3, タイムライン
twitter/FBのつぶやきみたいな流れていく情報。リアルタイム性が重要。
また特定の相手に対して送るメッセージではない。バイラルメディアやニュースサイトもそうか？
↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑ここまでがフロー情報↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑↑
4, ストック
完成したドキュメント(資料・仕様書)、基本的にはコレが見たい(作成過程よりも現状把握がしたい)
【問題点】
基本的には、フロー情報だけでも意思疎通は出来るので、システム構築は出来る。
問題点は、当事者同士しか分からず、メール履歴を見れるのも当人達だけ、という事(新しく入ってきた人には分からない事だらけ)
わざわざストック情報を一から作るのは面倒だし、時間がない(もう実装も終わったし、別にいいか…。)
【解決方法】
逆に言えば、ストック情報からタイムライン・メッセージ・アラート化するのは簡単。
ストック情報を、書きやすい・読みやすい・共有しやすい、という風にすればいいのでは？
これで成功しているのが Qiita + kobito だな(^_^;)
【無料で何とかするには】
PukiWikiなら、テキスト共有は簡単だけど、エクセルで出来る図や表、画面キャプチャを共有するには、どうしたらよいか？
Google DriveやOffice Onlineで共有化する・・・？
あるいは、図は図で書いてもらってpukiwikiに挿入してもらう？
でも、少し修正したい場合は、どうすればいいのだろうか…。
画像形式は、SVG(Scalable Vector Graphics)で作ってもらう、なら一応可能か。
でも、画像が表示されずに、ただのリンクなるな…。
【結論】
なんかベストチョイスが思い浮かばない。
結論としては、この二極化している感じがする。
1, エクセル＋メールで原始的にやるか
2, Google Driveでクラウド共有するか
究極的には、実装を修正したらドキュメントも自動的に修正される。あるいはドキュメント→実装とか(UML→JAVAなんかではあるけど）